การพัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อจัดทำเอกสารสำคัญ และระบบแจ้งเตือนการรายงานตัวทุกระยะ 90 วัน ของศูนย์การศึกษานักศึกษานานาชาติ

บทคัดย่อ

          ศูนย์การศึกษานักศึกษานานาชาติ  มีหน้าที่จัดการศึกษาและเตรียมความพร้อมในทุกๆ ด้าน ที่เกี่ยวข้องกับการให้การศึกษาแก่นักศึกษาต่างชาติ  รวมถึงการออกหนังสือรับรองต่างๆ และการไปดำเนินการรายงานตัวต่อสำนักตรวจคนเข้าเมืองล่วงหน้าก่อนครบกำหนดทุกระยะ 90 วันให้แก่นักศึกษาต่างชาติ การออกหนังสือรับรองทุกครั้ง ทำให้เสียเวลาในการค้นหาประวัติข้อมูลนักศึกษาและอาจเกิดข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ สำหรับการรายงานตัวล่วงหน้า ก่อนครบกำหนดทุกระยะ 90 วัน ทางศูนย์ฯ จะต้องทำการตรวจสอบวันที่ครบกำหนดจากหนังสือเดินทางของแต่ละคน มักเกิดปัญหาหรือความผิดพลาด เมื่อครบกำหนดการรายงานตัว  ดังนั้น หากสามารถพัฒนาระบบการจัดทำเอกสารขึ้นมาใช้งานในศูนย์ฯ ก็จะลดปัญหาต่างๆ ดังกล่าวลงได้

          การวิจัยเรื่องนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาระบบการจัดทำเอกสารสำคัญและระบบแจ้งเตือนการรายงานตัวล่วงหน้าก่อนครบกำหนดทุกระยะ 90 วัน ซึ่งเป็นภาระงานในความรับผิดชอบของศูนย์การศึกษานักศึกษานานาชาติ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครปฐม มีขั้นตอนในการดำเนินการวิจัยดังต่อไปนี้ 1) การวิเคราะห์ภาพรวมของระบบงานเดิม 2) การศึกษาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดทำเอกสารและระบบการแจ้งเตือนล่วงหน้า 3) การกำหนดคุณสมบัติของระบบใหม่ที่ต้องการพัฒนา 4) การออกแบบระบบงานใหม่ 5) การพัฒนาระบบใหม่ 6) การทดลองใช้งานระบบใหม่ และ 7) การประเมินผลการพัฒนา การวิจัยครั้งนี้ผู้วิจัยได้ใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์แอกเซสในการพัฒนาระบบจัดทำเอกสารและระบบแจ้งเตือน ส่วนการประเมินผลนั้นผู้วิจัยดำเนินการโดยเปรียบเทียบผลก่อนและหลังการใช้งานโปรแกรม ผลการประเมินการใช้งานโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นพบว่า

          1. การจัดทำเอกสารสำคัญตามระบบงานเดิมใช้เวลาจัดทำรายละประมาณ 9 - 19 นาที ซึ่งเมื่อเทียบกับการจัดทำเอกสารสำคัญด้วยโปรแกรมที่พัฒนาขึ้น จะใช้เวลาในการจัดทำเอกสารประมาณ 2 นาที และจากการเปรียบเทียบขั้นตอนในการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่แล้วจะเห็นได้ว่า ขั้นตอนการทำงานในระบบที่พัฒนาขึ้น มีขั้นตอนลดลง

          2. ระบบแจ้งเตือนการรายงานตัวทุกระยะ 90 วัน สามารถประมวลผลและจัดทำรายงาน ทำให้ดูข้อมูลได้ง่ายและชัดเจนขึ้น เพราะเรียกดูรายงานได้ตลอดเวลาและแสดงข้อมูลเฉพาะนักศึกษาที่จะครบกำหนด  โดยโปรแกรมจะทำการรายงานโดยเรียงลำดับตามระยะเวลาที่เหลือ ก่อนครบกำหนด 30 วัน ทำให้สามารถวางแผนเตรียมตัวไปรายงานตัวให้แก่นักศึกษาได้ ลดการความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการไปรายงานตัวไม่ตรงตามกำหนด

          3. ผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงานมีความพึงพอใจการใช้งานโปรแกรมที่พัฒนาขึ้น เพราะสามารถใช้โปรแกรม    ที่พัฒนาขึ้นจากการวิจัยได้สะดวก และรวดเร็วขึ้น ช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการพิมพ์เอกสารและการรายงานตัวทุกระยะ 90 วัน ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น