Research and Development of Pharmaceutical Inventory Management Using the First Expired, First Out (FEFO) System and Daily Inventory Accuracy Assessment Technique at Mukdahan Hospital
Keywords:
First Expired, First Out (FEFO), Daily Inventory Accuracy Assessment Form with FEFO System, DIAAF–FEFO, Action ResearchAbstract
Purposes: To develop and evaluate a pharmaceutical inventory management system applying the First Expired, First Out (FEFO) principle combined with the Daily Inventory Accuracy Assessment Form with FEFO System (DIAAF–FEFO Model) at Mukdahan Hospital.
Study Design: Action research.
Materials and Methods: The study included 1,053 pharmaceutical and material items stored in the main drug warehouse of Mukdahan Hospital, managed by the INVS inventory system. Inventory data were assessed daily using the DIAAF–FEFO form over a nine-month period (December 2024–August 2025), encompassing 24 inspection cycles. Data were analyzed using descriptive statistics-frequency, percentage, and 95% confidence intervals (95% CI).
Main findings: A total of 21,908 items were inspected across 24 cycles. The average inventory accuracy was 99.99% (95%CI = 99.97-99.99). The average accuracy of lot and expiration-date records was 99.68% (95%CI = 99.60-99.75). The accuracy of lot-identifying sticker placement averaged 98.33% (95%CI = 98.15-98.49), while FEFO arrangement accuracy averaged 99.75% (95%CI = 99.68-99.81). The total value of drugs returned or exchanged decreased from 1,377,678.66 THB in fiscal year 2024 to 956,585.64 THB in fiscal year 2025, representing a 30.60% reduction.
Conclusion and Recommendations: The implementation of the DIAAF–FEFO Model improved accuracy in all aspects of pharmaceutical inventory management, strengthened the quality and efficiency of internal control, and supported precise procurement planning. Continuous application is recommended to maintain data accuracy standards and ensure sustainable improvement in pharmaceutical warehouse quality.
References
World Health Organization. WHO Technical Report Series No. 1025: Annex 7 – Good storage and distribution practices for medical products [Internet]. Geneva: World Health Organization; 2020 [cited 2024 Oct 23]. Available from: https://www.who.int/publications/i/item/9789240015203
กองยุทธศาสตร์และแผนงาน สำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข. นโยบายของกระทรวงสาธารณสุขในแผนยุทธศาสตร์ระยะ 20 ปี พ.ศ. 2561–2580 [อินเทอร์เน็ต]. นนทบุรี: สำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข; 2561 [เข้าถึงเมื่อ 23 ตุลาคม 2567]. เข้าถึงได้จาก: https://spd.moph.go.th/wpcontent/uploads/2022/09/Ebookmoph20.pdf
พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 [อินเทอร์เน็ต]. ราชกิจจานุเบกษา เล่ม 136 ตอนที่ 24 ก (ประกาศวันที่ 24 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2560). [เข้าถึงเมื่อ 23 ตุลาคม 2567]. เข้าถึงได้จาก: https://www.ratchakitcha.soc.go.th/DATA/PDF/2560/A/024/13.PDF
กระทรวงการคลัง. ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 [อินเทอร์เน็ต]. ราชกิจจานุเบกษา เล่ม 134 ตอนพิเศษ 210 ง (ประกาศวันที่ 3 สิงหาคม พ.ศ. 2560). [เข้าถึงเมื่อ 23 ตุลาคม 2567]. เข้าถึงได้จาก:https://www.ratchakitcha.soc.go.th/DATA/PDF/2560/E/210/1.PDF
Rovinelli R J, Hambleton R K. On the use of content specialists in the assessment of criterion-referenced test item validity. Educational and Psychological Measurement. 1977;37(2):49-60.
U.S. Government Accountability Office (GAO). Best practices in inventory counts and accuracy (GAO-02-447G) [Internet]. Washington, DC: GAO; 2002 [cited 2024 Oct 23]. Available from: https://www.gao.gov/assets/gao-02-447g.pdf
USAID | DELIVER Project. Guidelines for warehousing of health commodities [Internet]. Arlington (VA): USAID | DELIVER Project, Task Order 1; 2019 [cited 2024 Oct 23]. Available from: https://www.psmtoolbox.org/wpcontent/uploads/201907/GuidelinesWarehousingHealthComm.pdf
Rossetti M D, Collins D, Kurgun O. Inventory cycle counting – A review [Internet]. Fayetteville: University of Arkansas, Industrial Engineering Department; 2001 [cited 2024 Oct 23]. Available from: https://www.academia.edu/26680591/Inventory_Cycle_Counting_A_Review
Anandani G I, Fauziah R, Rusmana W E. Evaluasi sistem penyimpanan obat antibiotik dengan menggunakan metode FIFO dan FEFO di gudang farmasi Rumah Sakit X. Cerdika J Ilm Indones. 2022;2(3):364–72.
Ummah N F, Siyamto Y. Efisiensi dan efektivitas dengan menggunakan metode FIFO dan FEFO pada obat generik tahun 2020-2021. J Ilm Keuangan Akuntansi Bisnis. 2022;1(1):39-50.
Iqbal Q, Geer M I, Dar P A. Indicator-based assessment of medicine storage and inventory management practices in various public sector hospitals of District Srinagar. Int Arch BioMed Clin Res. 2015;1(1):24-31.
ลักขณา รินทะไชย. การพัฒนาระบบบริหารคลังเวชภัณฑ์ยา โรงพยาบาลท่าคันโท จังหวัดกาฬสินธุ์ ปีงบประมาณ 2565–2566. วารสารสุขภาพและสิ่งแวดล้อมศึกษา. 2566;8(4):834-41.
Galsworth G D. Visual workplace / visual thinking: Creating enterprise excellence through the technologies of the visual workplace. New York: Visual-Lean Enterprise Press; 2005.
Loske D, Frehe V, Bendul J. The colors of performance – Assessing the impact of color-coding on worker behavior in retail order picking. In: Proceedings of the International Conference on Information Systems (ICIS 2022); 2022; Copenhagen. Association for Information Systems; 2022.
U.S. Food and Drug Administration (FDA). Safety considerations for container labels and carton labeling design to minimize medication errors (p. 10, Section E.1 “Use of Color”) [Internet]. Silver Spring, MD: U.S. Department of Health and Human Services, Food and Drug Administration, Center for Drug Evaluation and Research; 2022 [cited 2024 Oct 23]. Available from: https://www.fda.gov/media/158522/download
Downloads
Published
How to Cite
Issue
Section
License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International License.
บทความที่ได้รับการตีพิมพ์เป็นลิขสิทธิ์ของ สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดร้อยเอ็ด
บทความที่ลงตีพิมพ์ในวารสารวิจัย และพัฒนานวัตกรรมทางสุขภาพ สํานักงานสาธารณสุขจังหวัดร้อยเอ็ด ถือเป็น ผลงานวิชาการ งานวิจัย วิเคราะห์ ตลอดจนเป็นความเห็นส่วนตัวของผู้ประพันธ์ กองบรรณาธิการไม่จําเป็นต้องเห็น ด้วยเสมอไป และผู้ประพันธ์จะต้องรับผิดชอบต่อบทความของตนเอง
